| ”Vi har, sammen med Ravn IT og med Tangora Portal CMS som teknisk platform, skabt et intranet, der er bygget op som en omfattende medarbejderportal med værktøjer til alle arbejdsopgaver. Det er så at sige ét stort og topavanceret system til sagsbehandling og dokumenthåndtering, med meget mere indhold, end man ellers har i byggebranchen. Og det giver store effektivitets- og kvalitetsgevinster, ikke blot til os selv, men også til vores kunder.”
Sådan lyder det glade budskab fra Nils Frederiksen, der er systemchef i Altan.dk, som har specialiseret sig i opsætning af altaner på eksisterende etageejendomme. Det er Altan.dk bedre til end alle andre, og førerpositionen skyldes, at man konstant tænker i nye baner og benytter de nyeste teknologier. Ikke kun byggeteknisk og arkitektonisk, men også personalemæssigt, hvor man arbejder med selvstyrende teams og digitale skurvogne til montørerne; og i kundeservicen til bygherrerne, hvor man påtager sig at udføre alt papirarbejdet i altanprojekterne.
Videns- og medarbejderportal
Altan.dk’s førerposition ses mere end noget andet sted på web- og intranet-siden. Her har man, i tæt samarbejde med den faste it-leverandør, Tangora Partneren Ravn IT i Slagelse, opbygget både det officielle website www.altan.dk og det lukkede ekstranet til kunderne på Tangora Portal CMS platformen. Derudover har man opbygget sit intranet som en omfattende videns- og medarbejderportal med værktøjer til alle arbejdsopgaver med altanprojekterne, lige fra det første salgstilbud til kunden, til kommunikationen med kommunen omkring byggetilladelse og til den efterfølgende projektstyring og fem års garantiperiode.
På denne medarbejderportal har Altan.dk og Ravn IT udviklet værktøjer til sags- og projektstyring, kundeadministration, produktions- og opgavestyring, udarbejdelse af tilbud, brevfletning, rapportgenerator og oprettelse af og integration til sagsmapper.
Portalen er samtidig integreret med det IP-baserede telefonsystem og med kalender- og mail-systemet i MS Outlook.
Al indgående post bliver scannet ind og bliver, sammen med alle relevante e-mails, lagt ned i de relevante elektroniske sags- og projektmapper. Alt papir – og dermed også al manual arkivering og genfinding - er afskaffet med store besparelser til følge.
Langt foran konkurrenterne
Hvad angår konkurrencesituationen så kan systemchef Nils Frederiksen konstatere, at Altan.dk er langt foran konkurrenterne på it-fronten:
”Med denne fantastiske portal har vi fået værdifulde it-værktøjer til samtlige arbejdsopgaver, så vi kan tilbyde kunderne nøglefærdige projekter, hvor vi varetager alle opgaver fra a til z. Det er der ingen af vores konkurrenter der kan, og, så vidt jeg ved, heller ingen andre virksomheder i byggebranchen. Det betyder også, at vi konstant forbedrer effektiviteten i vores sagsbehandling. Med det resultat, at vi vokser kraftigt, både med omsætning og med antal altaner, uden at vi bliver flere i administrationen.”
Endvidere er effektiviteten forbedret på mange andre områder, forklarer Nils Frederiksen og nævner disse eksempler: ”Vi har skabt flere hundrede elektroniske standarddokumenter, som i udstrakt grad kan genbruges, så vi ikke skal genopfinde den dybe tallerken hver gang. Desuden har vi fastlagt en række dokumentflows for de forskellige arbejdsopgaver, som fx ansøgning om byggetilladelse, så alt ’papirarbejdet’ på projekterne tager så lidt tid som muligt. Og som en tredje ting, har vi fået sat arkivering og genfinding i system, så alt er online, og der ikke er noget, der bliver væk. Dermed kan vi finde ethvert dokument frem på skærmen på et øjeblik, så kunderne kan få svar med det samme, når de ringer med et spørgsmål. Og så kan vi arbejde med systemet, hvor som helst vi befinder os i verden, blot der er en forbindelse til internettet.”
Valget af Tangora Portal CMS
Tangora Portal CMS løsningen hos Altan.dk indeholder en lang række standardværktøjer, som også findes i systemer specielt udviklet til byggebranchen. Men i stedet for at anskaffe et af disse 'byggesystemer', så har man valgt en standard CMS platform og bygget en totalt 'skræddersyet' løsning op på den. Og det har man gjort af flere grunde, forklarer Nils Frederiksen:
”Vi kiggede først på nogle af de eksisterende systemer til byggebranchen, og kunne konstatere, at vi godt kunne bruge dem, men at de kunne langt mere, end vi havde behov for og derfor også kostede en mindre formue i licens. Så vi valgte i stedet at få Ravn IT til at skræddersy en løsning, der er perfekt tilpasset til vores behov, uden en masse finesser, som vi ikke har brug for. Det har nok betydet en større startudgift, end ellers, men til gengæld langt lavere løbende licensudgifter. Og så er alle dele af portalen langt bedre integrerede, end hvis vi skulle have anskaffet en løsning, der var sat sammen af flere forskellige produkter.”
Alle i virksomheden har da også taget den nye portal til sig med stor begejstring, tilføjer Nils Frederiksen:
”Ja, jeg må sige, at vi ikke blot er tilfredse med resultatet af projektet, men også med forløbet. Vi har fulgt både tidsplan og budget til punkt og prikke. Vi har fået en løsning, der er et kæmpe fremskridt i forhold til det gamle system med de papirbaserede arbejdsgange, tykke sagsmapper, masser af gule sedler, dårligt overblik, og ting der blev væk. Alt det er ændret nu.”
”Vi er først lige begyndt”
Trods disse flotte resultater og den teknologiske førerposition, man befinder sig i, så har man dog ikke tænkt sig at hvile på laurbærrene, understreger Nils Frederiksen dog til sidst:
”It- og internettet har allerede ændret vores virksomhed og dagligdag fundamentalt. Men alligevel er vi af den opfattelse, at vi først lige er begyndt. Der er meget mere på trapperne, ikke mindst på websiden, med den meget omtalte Web 2.0 verden, altså den næste generation af it-systemer, hvor vi skal være i meget tættere dialog med omverdenen. Så for os er det en evig proces at udbygge it-systemerne. Men med leverandører som Ravn IT og Tangora Software på banen har vi stor tillid til, at vi også i fremtiden kan fastholde vores førerposition.”
Om Altan.dk
Altan.dk a/s blev stiftet i 2006 som selvstændig virksomhed, efter i mange år at have været ”Altan-enhed” i Ringsted Bygningsentreprise. Der er i dag 90 ansatte, heraf 60 altanmontører, og man gennemfører mere end 100 altanprojekter årligt med etablering af cirka 2700 altaner.
Altan.dk beskæftiger sig udelukkende med opsætning af åbne, specialproducerede altaner i allerede eksisterende etageejendomme, enten ved at udskifte gamle altaner med nye eller ved at montere nye altaner på ejendomme, hvor der ikke tidligere har været altaner. Kunderne er andelsboligforeninger, boligselskaber og ejerlejlighedsforeninger i Danmark, og, hvis det går som planlagt, snart også i Sverige og Tyskland.
Download casen som printvenlig PDF-fil. | |
